Mailchimp là gì? Hướng dẫn dùng chi tiết Mailchimp từ A – Z

Mailchimp là một trong những dịch vụ Email Marketing đang được sử phổ biến, dịch vụ cung cấp nhiều tính năng hữu ích như theo dõi, phân tích dữ liệu người dùng cùng với nhiều mẫu email marketing để bạn lựa chọn. Sử dụng Mailchimp giúp các bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả cho các chiến dịch marketing rất nhiều. Điều đặc biệt là, với bản miễn phí của Mailchimp cũng cung cấp khá nhiều tính năng cần thiết cho một email marketing, với những bạn muốn tìm hiểu nâng cao hơn có thể dùng bản có phí để trải nghiệm đầy đủ hơn.

Cùng DDI tìm hiểu chi tiết cũng như cách sử dụng dùng Mailchimp ngay bài viết sau đây nhé!

Tìm hiểu chung về Mailchimp

Mailchimp là gì?

MailChimp là dịch vụ hỗ trợ gửi Email Marketing, giúp người dùng có thể gửi hàng loạt email địa chỉ email của các khách hàng dựa trên danh sách địa chỉ email có sẵn tại cùng một thời điểm. Bên cạnh đó, phần mềm MailChimp còn cung cấp sẵn cho bạn các mẫu Email Marketing, hỗ trợ quản lý email list, theo dõi và phân tích dữ liệu của khách hàng thu thập được sau mỗi chiến dịch. Từ đó, giúp bạn kịp thời điều chỉnh, cải tiến chất lượng dịch vụ hay kế hoạch marketing trong tương lai.

Mailchimp có hai phiên bản là miễn phí và có phí, tùy theo nhu cầu sử dụng và tài chính mà bạn có thể lựa chọn phiên bản phù hợp.

Với ưu điểm cho phép tạo tài khoản và sử dụng bản miễn phí nhưng cũng được trang bị nhiều tính năng cần thiết cho một công cụ email marketing nên Mailchimp được nhiều các blogger yêu thích sử dụng.

Ngoài ra, bản miễn phí của Mailchimp cho phép bạn xây dựng một danh sách email 2000 địa chỉ, hàng tháng có thể gửi tối đa 10.000 email miễn phí rất thuận lợi cho các bạn mới bắt đầu tạo website e-commerce sử dụng WooCommerce đúng không nào!

Hiện tại MailChimp đang cung cấp 3 gói dịch vụ tính phí:

• Gói MailChimp Essential: 9.99 $/tháng cho 500 email liên hệ
• Gói MailChimp Standard: 14.99 $/tháng cho 500 email liên hệ (nhiều tính năng khác hơn so với Essential)
• Gói MailChimp Premium: 299 $/tháng cho 10.000 email liên hệ

Tính năng chính của Mailchimp

Xem thêm: Content Marketing là gì?

• Cho phép phê duyệt số lượng thư lớn

Một trong những chức năng chính và quan trọng nhất của mailchimp chính là có thể cùng một lúc phê duyệt với lượng thư lớn gửi đi. Đây là ưu thế rất lớn của mailchimp so với các ứng dụng khác. 

Chỉ với vài thao tác bạn đã có thể gửi thông điệp, chương trình quảng cáo đến những người mà mình muốn dễ dàng.

• Bảo mật quyền riêng tư khách hàng

Bảo mật thông tin luôn là vấn đề mọi người quan tâm, nhất là khi công nghệ thông tin đang rất phát triển như hiện nay, hơn thế trong kinh doanh dữ liệu luôn là thứ cần được bảo mật bởi nó ảnh hưởng đến doanh thu cũng như uy tín của một thương hiệu.  

Để đảm bảo được quyền riêng tư của người nhận, pháp luật quy định đối với các mail được gửi đồng loạt phải được đi kèm với nút hủy đăng ký.

Đặc biệt, sự cải tiến trong mailchimp đó là đi kèm với nút hút đăng ký sẽ có tính năng hỏi lý do khách hàng hủy theo dõi mail. Điều này giúp doanh nghiệp sẽ nắm rõ được những thiếu sót của mình và có sự thay đổi kịp  thời, phù hợp. 

• Tương thích với nhiều nền tảng thiết bị

Máy tính, điện thoại (IOS, Android) hay máy tính mảng đều tương thích  với Mailchimp, khi nhận được email khách hàng có thể đọc trực tiếp trên trình duyệt mà không cần phải đăng nhập email. Đây cũng là một tính năng rất hữu ích của mailchimp bởi nó mang đến sự tiện ích cho người dùng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng một vài công cụ có sẵn trong mailchimp để theo dõi hiệu quả hoạt động của chiến dịch mail marketing.

• Thông báo khi có người đọc mail

Một tính năng nổi bật tiếp của Mailchimp so với công cụ khác, Mailchimp sẽ gửi thông báo về cho bạn khi có khách hàng mở và xem mail bạn gửi. 

Ứng dụng Mailchimp sẽ tổng hợp và phân tích tỷ lệ gửi mail trong chiến dịch, Qua đó giúp bạn có thể theo dõi và đánh giá được chất lượng của chiến dịch, cũng như mức độ quan tâm của khách hàng đối với doanh nghiệp bạn.

• Gửi lại thư bị trả lại

Tất cả các dịch vụ giống như phần mềm Mailchimp được hoạt động cùng với ISP và tên miền của công ty. Luôn giúp đảm bảo cho Email của bạn sẽ được xác nhận và phê duyệt một cách an toàn nhất.

Trường hợp mail bị lỗi không thể gửi đến người nhận, phần mềm sẽ gửi lại cho đến khi thành công và thông báo cho bạn nguyên nhân khiến cho email bị trả lại để bạn có hướng giải quyết.

Với những tính năng này của Mailchimp sẽ mang đến cho doanh nghiệp những tiện ích hữu ích và cần nhất để công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Ưu và nhược điểm của MailChimp

Ưu điểm của MailChimp

• Giao diện sử dụng trực quan, dễ sử dụng
• Có chức năng thống kê, báo cáo rõ ràng
• Công cụ tương thích với nhiều phần mềm, dịch vụ bên thứ 3 để đáp ứng nhiều công việc.
• Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ lĩnh vực e-commerce và đặc biệt trong CRM (quản lý quan hệ khách hàng).
• Hỗ trợ A/B testing cho các email broadcast
• Nhiều email template được thiết kế đẹp mắt để bạn lựa chọn
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích dữ liệu chính xác
• Dung lượng lớn, đa dạng các gói dịch vụ với giá thành khác nhau
• Gói Free của Mailchimp hỗ trợ đến 2000 subscribers

Nhược điểm của MailChimp

• Do quá tập trung vào danh sách subscriber nên không được linh động
• Mailchimp không hỗ trợ người dùng gắn thẻ tag
• Không thể tự động hóa cho các chiến lược marketing có độ phức tạp cao
• Không thể dùng cho các sự kiện thực tế như webinar
• Vẫn tiếp tục thêm các subscriber đã có trong danh sách cũ
• Các form đăng ký được tạo bởi MailChimp chưa thật sự xuất sắc

Hướng dẫn sử dụng Mailchimp từ A đến Z

Xem thêm: Insight khách hàng

1. Đăng ký tài khoản Mailchimp

Bước 1: Truy cập vào trang Mailchimp https://mailchimp.com

Bước 2: Nhấn nút “Sign Up Free” tại góc trái màn hình

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào Form đăng ký, bao gồm: địa chỉ email, username, password. Và ấn “Sign Up”.

Khi đặt password các bạn cần đảm bảo các yếu tố:

• Một ký tự thường (a,b,c…)
• Một ký tự in hoa (A,B,C…)
• Một số (1,2,3…)
• Một ký tự đặc biệt (!,$,%…)
• Tối thiểu 8 ký tự

Bước 4: Mở email bạn vừa đăng ký để xác nhận, Mailchimp sẽ gửi cho bạn một email như ảnh dưới. Bạn click nút “Activate Account” để kích hoạt tài khoản.

Bước 5: Bạn sẽ được chuyển đến một trang mới, tạo đây click vào “I’m Not A Robot”.

Tiếp đến, sẽ chuyển tới giao diện để lựa chọn các gói dịch vụ tại MailChimp. Nếu bạn mới bắt đầu làm quen với Mailchimp thì hãy chọn gọi Free để trải nghiệm đã nhé!

Tại thời điểm hiện tại, với gói Free bạn được cấp phép xây dựng một danh sách email với tối đa 2000 contacts và gửi được 10.000 email/tháng. Nhấn nút “Next”

Bước 6: Mailchimp yêu cầu bạn hoàn tất một số thông tin tài khoản.

Đầu tiên là điền thông tin cá nhân:

• Điền Họ tên của bạn vào 2 ô First name và Last name
• Địa chỉ website (không bắt buộc)
• Số điện thoại liên hệ khi cần (không bắt buộc)

Sau khi ấn “Continue”, sẽ đến phần điền thông tin địa chỉ. Bạn cứ điền như bình thường, phần mã Zip nếu để mục Country là Việt Nam thì điền phần Zip là 700000 nhé.

Như vậy là bạn đã hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản Mailchimp.

Xem thêm: Xây dựng thương hiệu

2. Tạo danh sách email người nhận trên Mailchimp

Để làm việc email marketing thì danh sách email khách hàng là điều bắt buộc bạn cần phải có. Với tài khoản miễn phí ở Mailchimp, sẽ giới hạn chỉ có 1 danh sách email duy nhất với lưu trữ tối đa 2000 email. Nếu muốn tạo thêm danh sách mail thì bạn cần phải nâng cấp thành gói trả phí.

MailChimp thường xuyên thay đổi giao diện, với hướng dẫn sau đây là giao diện mới nhất 2021 và giới hạn số lượng audience chỉ còn 1 cho tài khoản Free. Vì vậy, thao tác để tạo email list cũng sẽ có những thay đổi nhất định, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập tài khoản MailChimp của bạn, chọn “Audience” trên thanh Menu.

Bước 2: Tại màn hình làm việc của Audience, bạn chọn “Add your contacts”

Bước 3: MailChimp hỗ trợ 2 cách để Import dữ liệu khách hàng, bạn chọn 1 trong 2 cách rồi nhấn “Continue To Setup” để tiếp tục.

• Tải lên file CSV từ máy tính của bạn
• Copy/Paste dữ liệu từ file .xls hoặc .xlsx

Bước 4: Nhấn “Continue to Upload” để nhập dữ liệu vào theo nhu cầu của bạn, rồi chọn “Continue To Organize” để chuyển sang màn hình tiếp theo.

Bước 5: 

• Tại màn hình Organize your imported contacts, bạn cần phân loại dữ liệu của mình với các nhóm Subscribed, Unsubscribed, Non-subscribed và Cleaned. Sau đó bấm chọn “Continue to tag”:

• Tại màn hình Tag your contacts, bạn chọn tag phù hợp và bấm chọn “Continue To Match” để bắt đầu nạp dữ liệu vào hệ thống:

• Tiếp theo, sẽ hiển thị bảng dữ liệu mà bạn vừa nhập lên hệ thống, chọn “Finalize Import” để hoàn tất quá trình tải danh sách:

• Dữ liệu sau khi được import thành công:

Để xem danh sách dữ liệu: Vào “Audience” > “All contacts” > Tại cột “Manage contacts” bạn có thể chọn xem contacts tại nhiều chế độ lọc, chọn > “View audience” để xem tất cả các danh sách email hiện có.

3. Tạo Form đăng ký của bạn

Với hướng dẫn bên trên bạn đã có thể sử dụng MailChimp để lưu danh sách email khách hàng và gửi mail cho họ. Ngoài ra, bạn có thể dùng để thu thập email từ các khách truy cập website của bạn đó là chèn form đăng ký.

Đầu tiên, bạn cần tạo một form đăng ký, ứng với mỗi Audience bạn có thể tạo một form đăng ký để tiện việc quản lý.

Bước 1: Tại trang MailChimp chọn Audience trên thanh menu.

Bước 2: Tại cột bên phải chọn của Audience chọn “Signup Forms” để bắt đầu tạo form. 

MailChimp cho bạn tạo form đăng ký bằng nhiều cách như tự tạo form đăng ký, nhúng form vào website, form cho Subscriber,…

Bước 3: Ở đây, mình sẽ hướng dẫn cách tạo form bằng cách “Form builder” nhé. Sẽ có 3 tab để bạn tùy chỉnh, các chỉnh sửa tại mỗi tab sẽ được lưu tự động, khi hoàn tất bạn ấn “Save Field” ở tab Build it là được.

• Tại tab “Build it”, bạn có thể lựa chọn các phần tử ở bên phải để chỉnh sửa form theo ý muốn:

• Tại tab “Design it”, là nơi thiết kế màu sắc giao diện và kích thước chữ cho form đăng ký tại các tab nhỏ Page, Body, Forms:

• Tại tab “Translate it” là nơi tùy chỉnh các dòng hướng dẫn khách hàng trong quá trình điền form:

Bước 4: Sao chép đường dẫn ở ô “Sign up for URL” để gửi form cho khách hàng.

4. Tạo chiến dịch trên Mailchimp

Xem thêm: 4P trong marketing

Bước 1: Trên menu chọn “Campaign” > chọn “Create Campaign” 

Bước 2: Tại giao diện, bạn chọn vào hình thức “Email” ở bên trái  Sau đó, bạn đặt tên cho chiến dịch. Tiếp đến sẽ có 3 mẫu email để bạn chọn, ở đây mình sẽ chọn cá cơ bản nhất là “Regula”:

• Đặt tên cho chiến dịch rồi bấm “Begin”:

• Đây là cách thông tin chúng ta cần tùy chỉnh cho một chiến dịch:

Bước 3: Chọn danh sách để gửi.

Với các danh sách đã được tải lên phần mềm Mailchimp như hướng dẫn trên, khi thiết lập người nhận cho chiến dịch bạn có thể tùy chọn danh sách mong muốn bằng cách chọn “Edit Recipients”. Mặc định là sẽ gửi đến toàn bộ danh khách dữ liệu.

Bước 4: Điền thông tin người gửi gồm tên và địa chỉ email được sử dụng để gửi.

Chọn “Add Form” để thiết lập địa chỉ gửi, mặc định sẽ để email và tên của admin. 

Lưu ý, đối với tên người gửi bạn nên sử dụng tên của sản phẩm hoặc thương hiệu ngắn gọn (dưới 4 từ) sẽ giúp tăng thêm sự tin cậy đối với người nhận.

Bước 5: Chọn “Add Subject” để nhập tiêu đề và mô tả ngắn cho email.

Số lượng ký tự được giới hạn cho tiêu đề và phần mô tả ngắn là 150 ký tự. Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo làm nổi bật được yếu tố chính cần được truyền tải thông qua những nội dung này.

Bước 5: Chọn “Design email” để bắt đầu tạo mẫu email. Nếu bạn đã có các mẫu email được tạo sẵn trước đó, thì tại bước này bạn chỉ cần chọn mẫu sẵn có hoặc bạn sẽ thiết kế mẫu trực tiếp ngay tại bước này.

Để chọn mẫu sẵn có bạn chọn theo đường dẫn “Edit design” => “Saved templates” => Chọn mẫu đã lưu => “Next”. Tiếp theo bạn có thể điều chỉnh lại nội dung rồi bấm “Save & Close”.

Nếu chưa có mẫu, bạn thực hiện tương tự như hướng dẫn trên để thiết kế mẫu email như mong muốn.

Bước 6: Lên lịch cho chiến dịch với tính năng “Schedule” hoặc gửi ngay.

5. Tạo chiến dịch email tự động trong MailChimp bằng RSS Feed

Chức năng gửi email tự động của MailChimp qua nguồn cấp dữ liệu blog (RSS Feed) là cách giúp bạn có thể thông báo các bài viết cập nhật mới theo một lịch trình cụ thể.

Ví dụ bạn cài đặt chế độ mỗi sáng thứ 2 vào lúc 10h Mailchimp sẽ gửi một email thông báo cho tất cả những người đã đăng ký email với bạn. Trong nội dung của email gửi đi sẽ có link của các bài viết mới mà bạn cập nhập trong tuần vừa qua. Đây chính là cách hoạt động của chiến dịch gửi email tự động trong MailChimp thông qua RSS Feed.

Bước 1: Tại menu chọn “Campaigns”, tại tab “List view” chọn “Automations” > “Create An  Automation”.

Bước 2: Tại giao diện, chọn “Share blog updates”

Tiếp theo, điền tên chiến dịch và chọn độc giả, rồi chọn “Begin” để bắt đầu:

Bước 3: Cài đặt Automatic RSS Feeds trong MailChimp

Sau khi đã hoàn thành các bước kể trên, sẽ chuyển đến giao diện thiết lập RSS và nhiều lựa chọn khác.

Tại bước này bạn cần cài đặt các mục sau:

• RSS Feed URL: Thiết lập chiến dịch bằng cách thêm đường dẫn của RSS feed, thời gian và tần suất gửi email.

Ví dụ ở đây mình sẽ thiết lập phần kiến thức về SEO tại webiste của mình: https://ddi.vn/seo/

• Kế dưới, là tùy chỉnh lịch gửi email hàng ngày, hàng tuần,…thời gian gửi. Sau đó ấn chọn “Next” ở góc dưới màn hình.

Ví dụ ở đây mình sẽ lên lịch cập nhật email hàng tuần vào thứ 2 lúc 10h sáng:

• Chuyển đến giao diện này, bạn cứ để mặc định và ấn “Next”:

Bước 4: Cài đặt các thông tin cho chiến dịch auto

Tại trang “ Campaign info”, bạn sẽ nhập các thông tin liên quan đến chiến dịch theo form yêu cầu:

• “Campaign name”: Tên chiến dịch (Ở bước trước đã đặt rồi nên tại đây sẽ tự động điền sẵn, hoặc bạn có thể sửa lại cũng được nhé)
• “Email subject”: Tiêu đề mail khi khách hàng nhận được.
• “Preview text”: Phần mô tả hiển thị dưới tiêu đề.
• “Form name”: Tên người gửi. Vì lúc đăng ký tài khoản mình dùng email cá nhân nên nó sẽ tự động tên của tài khoản admin. Còn trong doanh nghiệp thì lúc đăng ký bạn nên dùng email có tên miền riêng của doanh nghiệp.
• “From email address”: Địa chỉ email người gửi.

Sau khi điền các thông tin xong, bấm chọn “Next” để tiếp tục.

Bước 5: Tùy chỉnh template

Tại đây bạn có thể chọn tùy chọn bố cục, chủ đề, hay tải lên một mẫu của riêng bạn (hỗ trợ gói trả phí) cho chiến dịch.

• Trong chỉnh “Layout”, lưu ý bạn cần chọn content có hỗ trợ RSS. Cụ thể ở đây là RSS Header và RSS Items. Sau khi kéo thả và tùy chỉnh email đúng ý, thì sẽ được nội dung của 2 phần RSS Header và RSS Items như hình dưới đây: 

• Nếu bạn muốn xem trước nội dung của email trước khi gửi cho khách hàng, bạn nhấn vào mục “Preview and Test” để xem trước và gửi thử, hoặc chọn “Next” để tiếp tục:

• Bước cuối, chọn “Start RSS” để lưu chiến dịch hoặc “Send now and start RSS campaign” để gửi thư đi ngay lập tức:

Vậy là hoàn tất, bây giờ hàng tuần cứ đúng ngày, đúng giờ là MailChimp sẽ gửi một email đến danh sách email các bài viết mới nhất được cập nhật bằng cách lấy từ dữ liệu RSS của blog.

Ngoài ra bạn cũng có thể tạo các email tự động khác như:

1. Welcome New Subscribers: Gửi email chào mừng sau khi người dùng đăng ký vào danh sách.
2. Educate Subscribers: Tạo chuỗi email chăm sóc và bán hàng cho danh sách email (cần nâng cấp trả phí).
3. Say “happy birthday”: Tạo ra một email tự động gửi đến khách hàng đúng ngày sinh nhật.

6. Cách nhúng form đăng ký email vào Website/Blog

Trường hợp 1:  Website sử dụng nền tảng khác WordPress, bạn chỉ cần chọn “Embedded forms” để nhúng form đăng ký vào web/blog. Lựa chọn kiểu form mà bạn muốn nhúng, Copy phần code trong ô “Copy/Paste on to your site” dán vào trong mã nguồn trang web tại vị trí cần hiển thị.

Trường hợp 2: Website sử dụng nền tảng WordPress, có sử dụng plugin để chèn form một cách đơn giản. 

Ở đây mình sẽ giới thiệu plugin MailChimp Forms by MailMunch để kết nối với tài khoản MailChimp.

Sau khi cài đặt Plugin, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập tài khoản MailChimp. Tiếp tục chọn “New form” để tạo form đăng ký cho khách truy cập website của bạn. Lựa chọn mẫu Popup, vị trí sẽ xuất hiện trên Web, chọn “Start Building”.

Bước tiếp theo bạn điền đầy đủ thông tin cần thiết, tại tab “Integrate” bạn chọn dịch vụ của MailChimp, với tab “Publish” chọn Active để bắt đầu hiển thị Popup.

Lưu ý: Nếu đây là lần đầu sử dụng, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu tạo tài khoản MailMunch. Nhấn “Create Account”, mặc định sẽ sử dụng thông tin MailChimp của bạn và chỉ cần điền Password là tạo được tài khoản.

Lúc này tại ô Status (trạng thái), sẽ hiển thị dòng chữ “Active”, một Popup sẽ hiện ra khi có khách truy cập website.

7. Thống kê và kiểm tra kết quả chiến dịch

Bước 1: Tại trang chủ MailChimp > Campaigns > Report

Bạn có thể tải tất cả dữ liệu này về để tiện việc theo dõi, phân tích hay báo cáo. 

Tab Overview:

• Recipients: Số lượng người nhận email.
• 24-hour performance: Thống kê lượt click theo biểu đồ thời gian.
• Top links clicked: Liệt kê các bài post được quan tâm nhất.
• Subscribers with most opens: Những user thường xuyên mở xem thư.
• Social performance: Lượt tương tác thông qua các mạng xã hội khác.
• Top locations by opens: Thống kê theo địa lý.

Tab Activity

Thống kê chi tiết dựa trên các action cụ thể của từng subscriber. Những subscriber nào đã mở/không mở email, bounce rate, số lượng unsubscribe, số người click report phàn nàn về email (nếu có)…

Tab Links: Báo cáo thống kê dựa trên số liệu cụ thể từng link được đính kèm trong email.

Ngoài ra còn có các tab thống kê khác như: Tab Social, Tab E-commerce, Tab Conversations, Tab Analytics360.

Một số plugin WordPress hỗ trợ Mailchimp

Miễn phí

• MailChimp List Subscribe Form – Chèn form đăng ký nhận tin dễ dàng và tiện lợi.
• MailChimp for WP Lite – Thêm form đăng ký mail kèm nhiều tính năng chuyên nghiệp.
• PMPro MailChimp – Tự lấy thông tin thành viên trong WordPress bỏ vào email list.
• Easy WordPress Mailchimp Integration – Cho phép khách chọn email list cần đăng ký khi đăng ký tài khoản ở WordPress.

Có phí

• WP Optin Skin – Chèn form đăng ký bản tin đẹp, hỗ trợ thống kê phân tích.
• Hybrid Connect – Chèn form đăng ký bản tin đẹp, hỗ trợ thống kê phân tích.
• Popup Domination – Chèn form popup đăng ký bản tin đẹp, hỗ trợ thống kê phân tích.

Lời kết: Bài viết trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng những tính năng cơ bản trong Mailchimp, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc marketinh của mình nhé!